Προθεσμία RSVP γάμου: πότε να ζητήσετε τις απαντήσεις

Πότε να ζητήσετε τις απαντήσεις

Για έναν συνηθισμένο γάμο, βάλτε την προθεσμία γύρω στις τρεις με τέσσερις εβδομάδες πριν.

Έτσι μένει ένα χρήσιμο περιθώριο ανάμεσα στην ημερομηνία που ζητάτε από τους καλεσμένους και στην ημερομηνία που πρέπει να κλείσετε αριθμό με τον χώρο.

Αν, για παράδειγμα, το catering θέλει τον τελικό αριθμό δύο εβδομάδες πριν, μια προθεσμία τρεις με τέσσερις εβδομάδες νωρίτερα σάς δίνει χρόνο να:

• δείτε ποιοι δεν έχουν απαντήσει
• επικοινωνήσετε μαζί τους
• ξεκαθαρίσετε τις ασαφείς απαντήσεις
• καταγράψετε τις αλλαγές
• κλείσετε τη λίστα σας
• ξεκινήσετε το πλάνο τραπεζιών

Το διάστημα μπορεί να είναι μικρότερο ή μεγαλύτερο, ανάλογα με τους συνεργάτες σας και τους καλεσμένους σας.

Το σημαντικό είναι να μη διαλέξετε την ημερομηνία μεμονωμένα.

Γιατί οι τρεις με τέσσερις εβδομάδες δουλεύουν

Το διάστημα αυτό αφήνει ένα πραγματικό κενό ανάμεσα στην προθεσμία των καλεσμένων και στις δικές σας προθεσμίες.

Αν η προθεσμία πέσει πολύ κοντά στον γάμο, δυο τρεις καθυστερημένες απαντήσεις αρκούν για να σας πιέσουν.

Και μπορεί να ψάχνετε ακόμη:

• πόσα πιάτα να παραγγείλετε
• πόσα τραπέζια χρειάζεστε
• ποιος κάθεται πού
• ποιοι έρχονται τελικά
• αν κάποιος άλλαξε τα σχέδιά του

Από την άλλη, μια υπερβολικά πρώιμη προθεσμία δημιουργεί το αντίθετο πρόβλημα.

Οι καλεσμένοι μπορεί να μην ξέρουν ακόμη αν μπορούν, πώς θα έρθουν ή αν θα πάρουν άδεια. Μια βιαστική ερώτηση φέρνει βιαστικές απαντήσεις, που μετά αλλάζουν.

Μια καλή προθεσμία ισορροπεί δύο ανάγκες:

Οι καλεσμένοι χρειάζονται χρόνο να αποφασίσουν.

Εσείς χρειάζεστε χρόνο να δουλέψετε πάνω στις απαντήσεις τους.

Μετρήστε ανάποδα, από το κτήμα και το catering

Πριν διαλέξετε ημερομηνία, ρωτήστε τον χώρο και το catering:

Πότε θέλετε τον τελικό αριθμό ατόμων;

Είναι η πιο χρήσιμη ερώτηση όλης της διαδικασίας.

Πολλές φορές η ημερομηνία υπάρχει ήδη γραμμένη στο συμφωνητικό σας, και αυτή υπερισχύει κάθε γενικού κανόνα.

Μόλις τη μάθετε, μετρήστε ανάποδα:

1. Η ημέρα του γάμου
2. Ο τελικός αριθμός για τον χώρο και το catering
3. Χρόνος για υπενθυμίσεις και διορθώσεις
4. Η προθεσμία RSVP
5. Χρόνος για να φτάσει το προσκλητήριο και να απαντήσουν
6. Η αποστολή των προσκλητηρίων

Οι μέρες ανάμεσα σε αυτά τα βήματα αλλάζουν από γάμο σε γάμο.

Η λογική μένει η ίδια: ξεκινάτε από την προθεσμία που δεν μπορείτε να χάσετε και πάτε προς τα πίσω.

Πότε να στείλετε τα προσκλητήρια

Σε πολλούς γάμους τα προσκλητήρια φεύγουν έξι με οκτώ εβδομάδες πριν.

Δεν είναι όμως κανόνας.

Στείλτε τα νωρίτερα όταν:

• πολλοί καλεσμένοι θα ταξιδέψουν
• έρχεται κόσμος από το εξωτερικό
• ο γάμος πέφτει κοντά σε αργίες ή μέσα στο καλοκαίρι
• χρειάζεται να κλείσουν διαμονή
• οι καλεσμένοι πρέπει να ζητήσουν άδεια από τη δουλειά
• δεν έχετε στείλει save the date
• ο γάμος γίνεται σε νησί ή σε άλλη πόλη για τους περισσότερους

Υπολογίστε και τον τρόπο αποστολής. Στην Ελλάδα πολλά προσκλητήρια δίνονται στο χέρι, και αυτό θέλει χρόνο και ραντεβού — ενώ ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο φτάνει την ίδια μέρα.

Η ημερομηνία αποστολής και η προθεσμία απάντησης αποφασίζονται μαζί.

Δεν έχει νόημα να κλειδώσετε προθεσμία και μετά να ανακαλύψετε ότι οι καλεσμένοι έχουν δέκα μέρες για να λάβουν το προσκλητήριο και να απαντήσουν.

Πόσο χρόνο χρειάζονται οι καλεσμένοι

Ο καθένας χρειάζεται αρκετό χρόνο για να δει αν μπορεί να έρθει και, όπου χρειάζεται, να κανονίσει το ταξίδι του.

Σε έναν γάμο όπου όλοι μένουν κοντά, το διάστημα μπορεί να είναι σύντομο.

Για όποιον ταξιδεύει, η απόφαση περιλαμβάνει:

• αεροπορικά ή ακτοπλοϊκά εισιτήρια
• διαμονή
• άδεια από τη δουλειά
• με ποιον θα αφήσουν τα παιδιά
• συνεννόηση με την υπόλοιπη οικογένεια

Γι' αυτό δεν υπάρχει ένα χρονοδιάγραμμα που να ταιριάζει σε κάθε γάμο.

Σκεφτείτε τι χρειάζεται πραγματικά ένας μέσος καλεσμένος σας για να σας δώσει μια απάντηση που θα κρατήσει.

Όσο πιο σύνθετη είναι η μετακίνηση, τόσο πιο χρήσιμο είναι το περιθώριο.

Γάμος σε νησί ή μακριά από την πόλη σας

Ο γάμος στο νησί ή στο χωριό της οικογένειας δεν είναι εξαίρεση στην Ελλάδα· είναι από τις πιο συνηθισμένες περιπτώσεις.

Και αλλάζει το χρονοδιάγραμμα, γιατί ο καλεσμένος δεν αποφασίζει μόνο αν θα έρθει: αποφασίζει και πώς θα φτάσει, πού θα μείνει και πόσες μέρες θα λείψει.

Πολλά ζευγάρια βάζουν εκεί την προθεσμία νωρίτερα από ό,τι σε έναν γάμο στην πόλη.

Μια αφετηρία είναι οι τέσσερις με έξι εβδομάδες πριν, με τα προσκλητήρια να φεύγουν αντίστοιχα νωρίτερα.

Ακόμη κι εκεί όμως, μετρήστε ανάποδα από τις δικές σας προθεσμίες.

Αν ο χώρος θέλει αριθμό νωρίτερα, η προθεσμία πάει νωρίτερα.

Και αν οι περισσότεροι έρχονται από μακριά, ο επιπλέον χρόνος κάνει τη ζωή όλων πιο εύκολη — και τα δωμάτια βρίσκονται όσο υπάρχουν ακόμη.

Όταν πολλοί καλεσμένοι ταξιδεύουν

Δεν χρειάζεται να κάνετε γάμο σε νησί ή στο εξωτερικό για να παίξει ρόλο το ταξίδι στο χρονοδιάγραμμά σας.

Μπορεί να γίνεται στην πόλη σας και οι μισοί καλεσμένοι να μένουν αλλού.

Αν αρκετοί πρέπει να κλείσουν εισιτήρια, διαμονή ή άδεια, δώστε τους περισσότερο χρόνο.

Η ερώτηση είναι μία:

Πόσο χρόνο χρειάζεται ένας τυπικός καλεσμένος σας για να απαντήσει ρεαλιστικά;

Αν η απάντηση είναι «περισσότερο από όσο έχω αφήσει», αλλάξτε το χρονοδιάγραμμα.

Η προθεσμία υπάρχει για τη δική σας λίστα, όχι για έναν αφηρημένο κανόνα.

Πότε να θυμίσετε

Μην περιμένετε να πλησιάσει ο γάμος για να ανακαλύψετε ότι λείπουν απαντήσεις.

Μια υπενθύμιση πριν από την προθεσμία βοηθά όσους:

• δεν είδαν το προσκλητήριο
• το είχαν σκοπό και το ξέχασαν
• περιμένουν να κλείσουν το ταξίδι τους
• νόμιζαν ότι απάντησε κάποιος άλλος από το σπίτι

Στην πράξη δουλεύει καλά μια φιλική υπενθύμιση περίπου μία εβδομάδα πριν από την προθεσμία.

Μετά την προθεσμία, δείτε ποιοι μένουν και επικοινωνήστε προσωπικά όπου χρειάζεται.

Ο τόνος μετράει.

Μια υπενθύμιση δεν χρειάζεται να ακούγεται σαν απαίτηση. Το ζητούμενο είναι να διευκολύνετε τον άλλον να σας πει ένα καθαρό ναι ή όχι.

Τι κάνετε όταν κάποιος δεν απαντά

Μια προθεσμία που πέρασε δεν σημαίνει ούτε ότι ο καλεσμένος έρχεται ούτε ότι δεν έρχεται.

Χρειάζεστε καθαρή απάντηση.

Δείτε πρώτα μήπως απάντησε από άλλο κανάλι ή μήπως απάντησε κάποιος άλλος από το σπίτι του για λογαριασμό του.

Αν πάλι τίποτα, πάρτε τον τηλέφωνο.

Το μήνυμα είναι απλό:

Κλείνετε τον αριθμό και θα θέλατε να ξέρετε αν θα είναι μαζί σας.

Μόλις πάρετε απάντηση, καταγράψτε την — μην την αφήσετε στη μνήμη σας ή σε μια παλιά συνομιλία στο κινητό.

Αυτό γίνεται ιδιαίτερα σημαντικό μόλις αρχίσετε το πλάνο τραπεζιών.

Ίδια προθεσμία για όλους;

Συνήθως ναι.

Μία προθεσμία λέγεται πιο εύκολα και παρακολουθείται πολύ πιο εύκολα.

Το χρονοδιάγραμμά σας μπορεί όμως να λάβει υπόψη τις διαφορετικές ανάγκες με άλλον τρόπο.

Μπορείτε, για παράδειγμα, να στείλετε τα προσκλητήρια νωρίτερα σε όλους, αν αρκετοί ταξιδεύουν.

Σπάνια χρειάζεται μία ημερομηνία για τους ντόπιους και άλλη για όσους έρχονται από αλλού, εκτός αν υπάρχει συγκεκριμένος πρακτικός λόγος.

Όσο πιο απλό το σύστημα, τόσο πιο εύκολα το κρατάτε.

Ένα απλό χρονοδιάγραμμα

Ένα πρακτικό παράδειγμα για γάμο στην πόλη σας, με λίγο μεγαλύτερο περιθώριο από την αφετηρία που είπαμε παραπάνω.

8 έως 10 εβδομάδες πριν

Φεύγουν τα προσκλητήρια, ώστε να έχουν όλοι χρόνο να τα λάβουν και να απαντήσουν.

6 έως 8 εβδομάδες πριν

Οι καλεσμένοι έχουν το προσκλητήριο στα χέρια τους και αρχίζουν να οργανώνονται.

Περίπου 4 εβδομάδες πριν

Η προθεσμία RSVP.

Περίπου 3 εβδομάδες πριν

Υπενθύμιση σε όσους δεν έχουν απαντήσει.

Περίπου 2 εβδομάδες πριν

Δίνετε τον τελικό αριθμό στον χώρο και στο catering, σύμφωνα με τη δική τους προθεσμία.

Μετά τον τελικό αριθμό

Κλείνετε ό,τι έμεινε, με βάση τους επιβεβαιωμένους καλεσμένους, μαζί με το πλάνο τραπεζιών.

Αυτά είναι παραδείγματα, όχι κανόνες.

Αν ο χώρος ή το catering θέλει τον αριθμό νωρίτερα, πάει νωρίτερα και η προθεσμία.

Η προθεσμία δεν είναι ο τελικός αριθμός

Η διάκριση ξεφεύγει εύκολα.

Η προθεσμία RSVP είναι η ημερομηνία μέχρι την οποία ζητάτε απαντήσεις.

Ο τελικός αριθμός είναι αυτό που δίνετε στους συνεργάτες σας, αφού δείτε τις απαντήσεις και τακτοποιήσετε ό,τι έμεινε ανοιχτό.

Δεν χρειάζεται να πέφτουν την ίδια μέρα.

Αυτό το κενό είναι χρήσιμο.

Σας δίνει χρόνο για:

• όσους δεν απάντησαν
• τις ασαφείς απαντήσεις
• τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής
• τις διορθώσεις σε παρέες και συνοδούς
• έναν τελευταίο έλεγχο της λίστας

Δείτε την προθεσμία ως την αρχή της διαδικασίας που κλείνει τον αριθμό, όχι ως το τέλος της.

Από τις απαντήσεις στα υπόλοιπα

Οι απαντήσεις των καλεσμένων τροφοδοτούν πολλά ακόμη κομμάτια του γάμου.

Μόλις ξέρετε ποιοι έρχονται, μπορείτε να προχωρήσετε σε:

• τον τελικό αριθμό ατόμων
• το ποιοι έρχονται στο μυστήριο και ποιοι στη δεξίωση
• τις ιδιαιτερότητες στο φαγητό
• το πλάνο τραπεζιών
• τη χωρητικότητα των τραπεζιών
• την ενημέρωση των συνεργατών σας

Γι' αυτό αξίζει να κρατάτε τις απαντήσεις οργανωμένες, αντί να τις αφήνετε σκόρπιες σε μηνύματα και τηλεφωνήματα.

Και το πλάνο τραπεζιών ειδικά θέλει να στηρίζεται σε αυτούς που περιμένετε πραγματικά, όχι σε μια πρώτη εκδοχή της λίστας.

Για το επόμενο βήμα, διαβάστε το Πλάνο τραπεζιών γάμου: πώς να το φτιάξετε βήμα βήμα.

Από την προθεσμία σε μια κλειστή λίστα

Τα εργαλεία RSVP στο Agapaé είναι διαθέσιμα στο πακέτο Heirloom.

Στο Agapaé κρατάτε τους καλεσμένους που καλείτε και βλέπετε τις απαντήσεις τους πριν προχωρήσετε στα επόμενα στάδια της οργάνωσης.

Για τη διαδικασία που μετατρέπει τους επιβεβαιωμένους σε πλάνο τραπεζιών, δείτε το Πλάνο τραπεζιών γάμου: πώς να το φτιάξετε βήμα βήμα. Για το ίδιο το προϊόν, δείτε το RSVP γάμου.